[محمد جارالله القحطاني]

الاستنارة قبل الاستشارة
عشرة أسئلة اطرحها قبل الاستعانة بأيّ استشاريّ

جان كينغ

حتى لو كان في بالك شخص معيّن أو شركة معينة تطمئن إلى استشارتها، فخيرٌ لك أن تحتاط وتتنوّر فتقابل عدداً من الاستشاريين. وعلى الأغلب ستجد أن كل مقابلة تساعدك وتزيد من تركيزك على القضايا التي تستأجر خدمات الاستشاري لمعالجتها.
فيما يلي عشرة أسئلة ينبغي عليك طرحها في مقابلتك للاستشاريين المحتمل تعاملك معهم:
(1) يركّز معظم الاستشاريين على جانبين: تقليص التكاليف، وزيادة العوائد. ما العلاقة التي تراها بين هاتين الوظيفتين؟ وفي أيهما تبلي بلاءً أفضل؟
تقليص التكاليف هو ميدان الخبرة الأكثر شيوعاً لدى الاستشاريين. وهو ما يحتاجه معظم الشركات.
تستأجر خدمات معظم هؤلاء الاستشاريين الخارجيين من أجل توجيه نظرة موضوعية إلى المخططات التنظيمية، وعمليات توليد القيمة، وبيئات المنافسة. يمضي الاستشاريّ كثيراً من الأوقات في الحديث مع زبائن الشركة وهكذا يصبح متفهماً ماذا يحبون وماذا يكرهون. ماذا يقدّر العميل؟ أهو الوقت، أم الجودة، أم ماذا؟.. هذا ما يحدده الاستشاريّ بمزيد من الدقة. وما يعنيه هذا التحديد الدقيق لتفضيلات العملاء واحتياجاتهم هو أنّ الشركة يمكنها المضيّ بطمأنينة أكثر في تقليص العمالة واختصار التكاليف دون إضرار بأي من الفعاليات المولّدة للقيم الأكثر تقديراً لدى عملائها.
(2) ما كانت خبرتك الاحترافية قبل أن تصبح استشارياً؟
في التقييم المختصر المفيد، ينبغي أن يكون أي استشاري تتعاون معه متمتعاً بالحساسية العالية والتقدير الصحيح لما يحدث في رقم الحصيلة النهائية لعمل الشركة. إنّك بحاجة لأن يكون هذا الشخص أو هذا الفريق مركّزاً على الأمور الأكبر دوراً في توليد القدر الأكبر من القيمة لشركتك في أقصر وقتٍ ممكن.
لا يتأتّى هذا النوع من التفكير لكثيرٍ الناس بشكلٍ تلقائي. بل هو يتطلّب في العادة نوعين من التجربة: تجربة المدير التنفيذيّ أو تجربة الاختصاصي في استنهاض المؤسسات المتعثرة. إنّ الاستشاريّ الحائز لهذه التجربة هو الذي سبق له التعامل مع ضوابط التكلفة الصارمة، ومع التدقيق فائق الضغط، ومع الحاجة إلى نتائج سريعة. عليك بالتفتيش عن هذه الخصال في أيّ شخص يقدّم لك إرشاداً ونصحاً احترافياً.
(3) كم محترفاً يعمل معك أو مع مؤسستك؟
ينقسم الاستشاريون إلى فئتين: العاملين المنفردين، والعاملين في مجموعات. والفرق بين الفئتين له علاقة بنوع العمل الذي يتولونه. في معظم الأحيان يتولّى الاستشاريون المنفردون المسائل الأكثر عموميةً مثل تلك المتصلة بالإستراتيجية أو الرؤية، بينما تتعامل المجموعات مع التحاليل والأرقام الأكثر تركيزاً وتفصيلاً. في العادة تستهلك المهمات الأكثر عموميةً وقتاً أقل (يوماً واحداً في بعض الأحيان) بينما تستغرق الأكثر تفصيلاً وقتاً أطول. ليس أحد هذين النوعين من العمل الاستشاري بأفضل أو أسوأ من الآخر فلكل ضرورته ومكانه. لكن احذر من هذا المطبّ الخطير: إيّاك أن تركن وتطاوع الاستشاري العامل منفرداً الذي يزعم أنّه يستطيع بالإضافة إلى عمله الاستشاريّ أن يفحص كلّ شؤون المحاسبة لديكم.
(4) ألا توقّع اتفاقية الحفاظ على السرية معنا؟ وهل تتعهد بالامتناع عن العمل مع منافسينا؟
طالب كل الاستشاريين المقبلين على التعامل معكم بالتوقيع على اتفاقية الحفاظ على السرية.
يفترض بعض المالكين وبعض المديرين بأنّ مستشاري الإستراتيجيات العاملين معهم على المدى القصير لا يعرّضون حقوق ومصالح الملكية لتهديدات جديّة كما هو الأمر لدى التعامل مع الاختصاصيين المتدخلين بالتفاصيل والأرقام. إيّاك والتوقّف عند هذا الافتراض. في التعامل مع الاستشاريين ينبغي أن تشعر أنت وطاقم مؤسستك بحرية الانطلاق في مناقشة أي شأن من شؤون العمل مع مستشارك وأنت مطمئن إلى حسن تصرّفه وصيانته لمصالحكم، فإن لم تكن هذه الطمأنينة متوفرةً فلن تجدوا لديكم المقدرة على المناقشة بصراحة.
إنّ المخاطرة الحقيقية التي تتحملها عادةً في هذه الأحوال ليست إقدام الاستشاري إقداماً متعمداً على سرقة معلومات الملكية الحصرية أو موادها، فمعظم الاستشاريين لديهم ما يكفي من الوعي الاحترافيّ ويدركون أنّهم يعملون في سوقٍ صغير تلعب فيه السمعة دوراً رئيساً. في معظم الأحيان تنشأ المخاطرة الحقيقيّة من قيام الاستشاريّ بإفشاء أسراركم إفشاءً عرضياً غير مقصود. وفي هذه الحال فإنّ توقيعه اتفاقية حفاظٍ على السريّة سيجعله أقرب إلى الحرص الاستباقيّ والتفكير مرّتين قبل أن يستخدم بياناتكم وقصصكم كشواهد في أحاديثه ونقاشاته وكتاباته.

[محمد جارالله القحطاني]

(5) ألا تذكر لنا بعض المستفيدين من خدماتكم؟ بعض الأشخاص والشركات الذين تعاملوا معكم؟ وهل يمكنني الاتصال بهم حتّى أسأل عن عملكم؟
لا يأخذنّك الذهول أمام الأسماء الكبيرة المتصدّرة لائحة العملاء السابقين. في الشركات الكبيرة، يستخدم الاستشاريون في مجموعات تتولّى مشاريع شديدة التخصّص. ومجرّد أنّ أحدهم يرتدي بدلةً فخمةً ويدّعي أنّ شركة مايكروسوفت أحد عملائه السابقين لا يعني أنّه يعرف بيل غيتس معرفةً تقارب الصداقة. وفي الواقع، يفضّل أن تكون خبرة الاستشاريّ في العمل مع شركات تقارب شركتك في الحجم والتكوين، فذلك أدعى لتفهّم احتياجاتكم تفهّماً أفضل.

(6) مع كم زبونٍ تعمل في الوقت ذاته؟ هل لديك ما يكفي من الوقت المخصص لشركتنا لتحقيق أهدافنا؟ هل ستجيب على مكالماتنا الهاتفية وإيميلاتنا في يوم استلامها؟
إن سؤال العملاء الآخرين أو السابقين عن سرعة وجودة استجابة الاستشاريّ مفيد، كما يفيد أيضاً طرح أسئلة على الاستشاريّ مسنودة وموجهة بالمعلومات المستقاة من مرجعيات مختلفة.
تركّز هذه الأسئلة كلّها على النقطة ذاتها: كم من الاهتمام يستطيع الاستشاري أن يوجّه توجيهاً مخصصاً لاحتياجاتكم؟
يتراوح عدد العملاء الذين يستطيع الاستشاري خدمتهم خدمة جيدة تبعاً لنوع الخدمة والعملاء المعنيين. ومع ذلك فهناك بعض القواعد العمومية في هذا الشأن: ينبغي المطالبة بإجابة في اليوم نفسه على الأسئلة أو المشكلات. وإن كنتم تعملون على إعادة هيكلة كبيرة فعلى الأرجح ليس لكم مصلحة في التعاون مع استشاريّ مشغولٍ بأكثر من عميلين أو ثلاثة آخرين. وتحذير أخير: اسمع لما يقوله كثير من المالكين والمديرين الخائضين لتجارب مرّة مع بعض الاستشاريين المتهافتين على أيّ عملٍ تهافتاً (والباهظي الكلفة في النهاية أيضاً): إيّاك والاستشاري الذي ليس له عميل غيرك.
(7) هل ستعلّمنا القيام بهذا العمل بأنفسنا وأن نصبح مكتفين ذاتياً؟ كم سيستغرق هذا؟
من المزالق الشائعة في استخدام الاستشاريين أن يصبح من يستخدمهم معتمداً عليهم. قد يبدو هذا من منظور الاستشاريّ عملاً منجزاً بإتقان يضمن مزيداً من التعاقدات له أو لفريقه في المستقبل. ولكنّه من منظورك ليس إلاّ تحسّناً طفيفاً لحالتكم عمّا كانت عليه قبل دخول الاستشاريّ.
إنّ جعلكم التدريب جزءاً من وظيفة الاستشاريّ يقلّص من اضطراركم المحتمل للتعاقد المتكرر أو طويل المدى. ولذلك عليكم الاتفاق على جدولٍ زمنيّ يمكن للاستشاريّ إنجاز الأهداف ضمنه، كما عليكم تعيين شخصٍ من طاقم عملكم للعمل إلى جوار الاستشاريّ في كل خطوات العملية وتعلّم كل ما يستطيع.
(8) هل كتبت شيئاً (منشوراً أم غير منشور بعد) يتناول مسائل تشبه ما تواجهه شركتنا؟
يحبّ الاستشاريون الكتابة عن تجاربهم وعن نظرياتهم. في بعض الأحيان قد لا يمثل ذلك سوى اطلاع تقريبيّ، ولكنه سيساعدك بعض المساعدة في تفهّم كيف يرى الاستشاريّ عوامل الأسواق والعوامل الأخرى في مجال نشاطكم المؤثرة عليكم. إضافة إلى ذلك، قد تكون أوساط نشر الأمور الإدارية أو التقنية مكاناً حسناً للبحث عن الاستشاريين. نعم قد يكون الخبير الشهير الذي يكتب في دورية أعمال هارفارد HBR أكبر من احتياجاتك أو إمكانياتك، ولكنك ما تزال قادراً على إيجاد ما يلائمك في منشورات الصناعات المتخصصة أو منشورات جهات الدعم المحلية المختلفة.
(9) كيف تتقاضى بدل خدماتك؟ هل تتضمن وقت السفر وأموراً أخرى متنوعة أم إنّ لهذه الأمور حساباً مستقلاً؟
ليس هناك معيار موحّد لدفع أجور الاستشاريين. يعمل بعضهم لقاء أجرٍ مقطوع نهائي، ويعمل آخرون لقاء أجر معين بالإضافة إلى علاوة مرتبطة بالأداء، وهناك من يعمل بأجر مشروط متعلّق بما يحقق من زيادة مبيعات أو تقليص تكاليف.
كما في التعامل مع أيّ مقاول خارجيّ، فإنّ اهتمامك ينبغي أن يبقى مركزاً على ضمان عملٍ عالي الجودة وعلى إبقاء التكاليف ضمن ميزانية معيّنة مسبقاً. وعندما تستعين بخدمات الاستشاريين فإنّ تركيز الاستفادة منهم تركيزاً محكماً محدداً قدر الإمكان هو ما يساعد على تحقيق هذين المطلبين.
إضافةً إلى ذلك ينبغي أن تبيّن منذ البداية ما النفقات الجانبية المتفرقة التي أنت مستعد لدفعها وكيف ستدفعها. إنّ الاستشاريين الذين يعملون لدى شركات كبيرة أو يعملون لأجلها قد يكونون معتادين على حسابات نفقات لست معتاداً عليها. فكن واضحاً كل الوضوح في مسألة كم أنت مستعد للدفع لقاء المشروع كلّه أو سلسلة المشاريع. وتمسّك تمسكاً جاداً صريحاً بأنّ على الاستشاريّ إبلاغك كتابةً حيثما يجد أنّ المشروع لا يمكن إنجازه ضمن الزمن أو الميزانية المحددة.
(10) أيّ وثائق ستعطينا بعد إتمام المشروع؟ وإلى من تعود ملكية تلك الوثائق؟
إن الاحتفاظ بسجلٍ ورقيّ يتابع الخطوات التي قام بها الاستشاري لديكم يحقق غايات مختلفة كلّها مفيدة. أولاً، إن أحسن الاستشاري العمل فغالباً ما ستجدون في تلك الوثائق صيغاً وأدوات تستطيعون استخدامها لتحسين هذه الناحية أو تلك في أدائكم. ثانياً، يتيح لكم التوثيق الاحتفاظ بسجل للتحاليل المنجزة لشركتكم والاستجابات المنجزة على ضوء تلك التحاليل.
إنّ هذا النوع من "مجلّد الملاحظات والاقتراحات والتحاليل" قد تجدونه مفيداً لدى العمل مستقبلاً مع استشاريين آخرين أو لدى مواجهة مشكلة جديدة. ثالثاً، يبيّن هذا التوثيق ما قام به الاستشاري وما لم يقم به أثناء عمله معكم. وحين تنشب أية نزاعات حول الأتعاب أو حول الملكية أو الحفاظ على السرية فستجدون تحت أيديكم بعض المستندات المؤيّدة المرشدة.
عموماً، يعتبر كل ما يقوم الاستشاري لديكم (من جداول معطيات، وبرمجيات، وخطط أو كتابات تقنية) ملكاً لكم.
في بعض الأحيان، خصوصاً في حالة الخطط والمبتكرات أو الكتابات، تغدو مسألة الملكية موضعاً للتنازع، فاحرص على أن تبين منذ البداية بأنّك أنت المالك لكل ما ينجم عن العمل الاستشاري في شركتك.

[هديل35]

مشكور اخي الكريم ع المجهود