كيف نتعامل مع هاتف العمل ؟
لا يكاد يخلو مكتب من جهاز الاتصال الهاتفي. سواء كان القطاع عاماً، أو خاصاً. وسواء كان جهاز الاتصال مباشراً للاستقبال، و الإرسال، أو كان بواسطة التحويل. ولا شك أن هذا الجهاز وضع لخدمة العمل، وتسهيل مهمة مراجعيه، ممن لا تتهيأ لهم فرصة لمراجعة المؤسسة، أو الدائرة، فيتعاملون بواسطة الهاتف، ويتحقق عبر الاتصال شيء كبير بالنسبة لهم.

وفي الدرجة الثانية، يتحقق الأداء، للموظف الذي قد يكون جزء من عمله يتم بطريقة المتابعة الهاتفية.

ولعل من تفويت المنفعة على الناس: عدم الرد على اتصالاتهم الموضوعية، التي تنحصر في السؤال عن معاملة، أو رقمها، أو مراحلها الإجرائية، مما يضطر بعضهم إلى تجشم المشاق، والحضور للدائرة، من مسافات طويلة؛ لأمر لا يستحق ذلك، لو وجد تجاوباً هاتفياً.

وإن كان هناك شريحة، من هذه الاتصالات، لا تعدو أن تكون تكراراً، أو سبقاً لحدث، أو لا يترتب عليها كبير فائدة.. إلا أن هذا القدر، من المكالمات، لا يبرر إهمال المكالمات، التي تؤول إلى مصلحة ظاهرة، يجب التعامل معها، وتسهيل الخدمة لها.

ثم إن الموظف، ذو الجدارة، والمهارة التي تتطلبها أساسيات العمل، لا يصعب عليه أبداً، تمييز، وتصنيف، المكالمات الجادة، من سواها.

ومن السمات البارزة، لدى بعض المسؤولين، إسناد مهمة تلقي المكالمات، إلى موظف بارع، يجيد فن التعامل، وتقديم الخدمة لكل اتصال، بأسرع وقت.

وهذا التعامل، إضافة إلى كونه أخذاً بالأسلوب الإداري الناجح، هو أيضاً، يعني الرحمة، والشفقة بالمراجع؛ فكم سيترتب على شخوصه – لو جاء – من شمال، أو جنوب، أو شرق، أو غرب البلاد من تكاليف، وتعرض أخطار.. حينما يتصل فلا يجد من يرد عليه، فضلاً عن أن يفيده.

بقي أن أشير إلى أمر، لا يختلف عن ما قبله في الأهمية، وهو: إشغال هاتف المكتب، بالمهاتفات الشخصية، سواء الصادرة، أو المستلمة، في أمور لا طائل من ورائها، أو تبدأ مهاتفته لحاجة شخصية ضرورية، ثم تمتد، ويجري خلالها الاستطراد، والإسهاب، في الأمور الشخصية العائلية، أو الاجتماعية، أو متابعة المصالح.

وكم سيترتب على هذه المهاتفات من المضار الإدارية، التي ينبغي أن يدفعها الموظف عن نفسه؛ تقوى لله، وإبراء للذمة.

ومن أبرز السلبيات، والمضار:

1ــ إشغال الهاتف، وحرمان من يرغب الاستفادة منه لأمر ضروري.

2ــ التكاليف المالية التي تترتب على هذه المكالمات الطويلة، لا سيما إذا كان هذا ديدناً للموظف أثناء ساعات العمل.

3ــ هاتف المكتب من الأموال العامة، التي لا ينبغي أن يخضعها الموظف لأغراضه الشخصية.

4ــ إضاعة الوقت الواجب عليه بذله في نطاق عمله، الموكل إليه.

وأخيراً.. أقول: إن الضرورة، التي قد يدعيها من يسيء استخدام الهاتف، هي كغيرها من الضروريات، تقدر بقدرها.. وفق الله الجميع لما يحبه ويرضاه.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

ـــــــــــــــ
عبد الله بن علي الجوير
(*)مستشار بوزارة العدل

يعطيكي العافية,,,,,,